Sposób załatwienia sprawy:

1. Do rejestru stanu cywilnego można przenieść w drodze transkrypcji zagraniczny dokument stanu cywilnego, bez względu na datę zdarzenia, którego on dotyczy.

2. Transkrypcji dokonuje się w dowolnie wybranym urzędzie stanu cywilnego w Polsce.

3. Dokument podlegający transkrypcji musi spełniać następujące wymogi:

• powinien być uznawany w państwie jego wystawienia za dokument stanu cywilnego,

• powinien mieć moc dokumentu urzędowego,

• powinien być wydany przez właściwy organ oraz nie budzić wątpliwości co do autentyczności.

   

  4. Przeniesienie zagranicznego dokumentu stanu cywilnego (transkrypcja) jest obowiązkowe, jeżeli: obywatel polski, którego dotyczy zagraniczny dokument stanu cywilnego, posiada wcześniej sporządzony w Polsce akt stanu cywilnego i żąda dokonania czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego lub ubiega się o polski dokument tożsamości lub nadanie numeru PESEL.

   

  Wymagane dokumenty:

  1. wniosek osoby uprawnionej wraz z oświadczeniem, że dotychczas akt ten nie został przeniesiony do polskich rejestrów,

  2. do wglądu dokument stwierdzający lub potwierdzający tożsamość (dowód osobisty wnioskodawcy lub paszport),

  3. oryginał zagranicznego dokumentu stanu cywilnego,

  4. urzędowe tłumaczenie na język polski przedłożonego dokumentu zagranicznego, dokonane przez:

• tłumacza przysięgłego (wpisanego na listę tłumaczy przysięgłych prowadzoną przez Ministra Sprawiedliwości),

• tłumacza przysięgłego uprawnionego do dokonywania takich tłumaczeń w państwach członkowskich Unii Europejskiej oraz Europejskiego Obszaru Gospodarczego,

• polskiego konsula.

   

  Dodatkowe informacje:

  1. Wniosek o transkrypcję może złożyć:

• osoba, której dotyczy zdarzenie,

• inna osoba, która wykaże interes prawny,

• inna osoba, która wykaże interes faktyczny (dotyczy transkrypcji dokumentu potwierdzającego zgon).

   

  2. Dokumenty składane wraz z wnioskiem nie podlegają zwrotowi.

  Po dokonaniu czynności, kierownik urzędu stanu cywilnego wydaje odpis zupełny aktu stanu cywilnego. Odpis ten z mocy prawa jest traktowany jako wydany na wniosek.

   

3. Kierownik usc powiadamia o dokonaniu przeniesienia zagranicznego aktu stanu cywilnego gdy:

• przeniesieniu, na wniosek matki dziecka, podlega zagraniczny dokument stanu cywilnego potwierdzający urodzenie, a w dokumencie tym są zawarte dane ojca inne niż wynikające z domniemania pochodzenia dziecka od męża matki. W takiej sytuacji kierownik urzędu stanu cywilnego zawiadamia o tym męża matki, pouczając go o prawie do wniesienia do sądu powództwa o zaprzeczenie ojcostwa, o ile możliwe jest ustalenie miejsca pobytu domniemanego ojca,

• przeniesieniu, na wniosek jednego z małżonków, podlega zagraniczny dokument stanu cywilnego potwierdzający zawarcie małżeństwa. W takiej sytuacji kierownik urzędu stanu cywilnego powiadamia o transkrypcji drugiego małżonka oraz informuje go o prawie do złożenia oświadczenia w sprawie nazwiska noszonego po zawarciu małżeństwa,

• transkrypcji dokonano na wniosek osoby, której transkrybowany dokument nie dotyczy. Kierownik urzędu stanu cywilnego informuje o tym osoby, których dokument dotyczy. Jeżeli transkrybowany dokument dotyczy małżonków, informuje ich również o prawie do złożenia oświadczeń w sprawie nazwiska lub oświadczeń w sprawie nazwiska dzieci.

• Kierownik nie powiadamia osób zainteresowanych o dokonanej transkrypcji, jeżeli do wniosku dołączone są odpowiednie pełnomocnictwa.

   

  4. Jeżeli zagraniczny dokument stanu cywilnego potwierdzający zawarcie małżeństwa nie zawiera zapisu o nazwiskach noszonych po zawarciu małżeństwa przez małżonków i ich dzieci, małżonkowie mogą złożyć takie oświadczenia w składanym wniosku o transkrypcję albo w każdym czasie złożyć je do protokołu przed kierownikiem urzędu stanu cywilnego, który dokonał transkrypcji.

   

  5. Transkrypcja polega na wiernym i literalnym przeniesieniu treści zagranicznego dokumentu bez żadnej ingerencji w pisownię imion i nazwisk osób wskazanych w tym dokumencie. Jednakże dokonując transkrypcji zagranicznego dokumentu stanu cywilnego, który dotyczy obywateli polskich, posługujących się również aktami stanu cywilnego sporządzonym w RP, kierownik dostosowuje, na wniosek osoby, której akt dotyczy, pisownię danych zawartych w zagranicznym dokumencie do reguł pisowni polskiej.

   

  6. W zależności od treści zagranicznego aktu, mogą być wymagane dodatkowe dokumenty, np. odpisy aktów urodzenia stron, odpis aktu małżeństwa rodziców dziecka, itp.

   

  7. Zagraniczny akt niezawierający wszystkich, wymaganych polskimi przepisami danych, po wpisaniu do polskich ksiąg, podlega uzupełnieniu.

   

  8. Zagraniczny akt stanu cywilnego błędnie lub nieściśle zredagowany (np. rozbieżna pisownia imion lub nazwisk w stosunku do wcześniej sporządzonych, polskich aktów stanu cywilnego danej osoby) podlega sprostowaniu w sądzie.

   

  Opłata skarbowa: decyzja o wpisaniu aktu do polskich ksiąg - 50 zł.

  Opłaty dokonuje się w kasie Urzędu Miasta i Gminy w Niemczy, parter, pokój nr 3 lub na konto Urzędu, a dowód wpłaty dołącza do wniosku.

   

  Konto bankowe: Bank Spółdzielczy w Ząbkowicach Śląskich - Oddział w Niemczy ul. Rynek 10, 58-230 Niemcza

      nr konta: 45 95 33 10 56 2006 0000 46 46 0001.

Jeżeli wniosek składany jest za pośrednictwem polskiej placówki dyplomatycznej za granicą – czynność podlega opłacie konsularnej.

Termin załatwienia: Załatwienie sprawy następuje niezwłocznie, nie później niż w ciągu miesiąca od dnia złożenia wniosku.

Jednostka odpowiedzialna: Urząd Stanu Cywilnego, II piętro, pokój nr 15, tel 74 8376 068.

Tryb odwoławczy i skargowy:

Od wydanej decyzji służy stronie prawo wniesienia odwołania do Wojewody Dolnośląskiego za pośrednictwem Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Niemczy, w terminie 14 dni od dnia jej doręczenia /art.127 §1 i2 i art.129 §1 i2 / kodeksu postępowania administracyjnego.

Skargę w sprawie można składać do Wojewody Dolnośląskiego.

Podstawa prawna: art. 104,105,106, 107 ustawy z 28 listopada 2018 - Prawo o aktach stanu cywilnego.

Załączniki: